Đây là cách để gửi email theo dõi để nhận được trả lời
Mỗi thư điện tử cuối cùng của tôi, có thể trở nên hung hăng thụ động. Có nhiều cách tốt hơn để trả lời để đảm bảo bạn nhận được câu trả lời mình cần.
Đây là cách để gửi email theo dõi để nhận được trả lời
[Ảnh: Webaroo.com.au / Bapt]
TÁC GIẢ DANA HUNDLEY, THE MUSE5 PHÚT ĐỌC
Vâng, ở đây chúng tôi một lần nữa. Bạn cần một cái gì đó từ một đồng nghiệp nhưng chưa nhận được phản hồi. Đã đến lúc theo dõi. Bạn kéo sợi chỉ lên, bấm vào Trả lời, Trả lời và có sự thôi thúc bắt đầu gõ, Bạn có câu trả lời nào cho tôi không? Theo email cuối cùng của tôi, hạn chót là sáng nay.
Nhưng đây là vấn đề: Bạn biết cụm từ đó, trong mỗi email cuối cùng của tôi, có thể trở nên hung hăng thụ động. (Nếu chúng ta hoàn toàn trung thực, đó có lẽ là một trong những lý do khiến bạn cân nhắc việc đánh cắp nó ngay từ đầu!) Nó có thể khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy bị gọi ra, và nói chung, chỉ là chà xát sai người.
Tất nhiên, cách tốt nhất để tránh phải đi vào con đường đó là đặt kỳ vọng của bạn một cách rõ ràng và chính xác trong thông điệp ban đầu của bạn. Dẫn đầu với thông tin quan trọng nhất, bao gồm lời kêu gọi hành động, tạo trách nhiệm bằng cách thêm ngày đáo hạn và, nếu có nhiều thông tin cơ bản có liên quan, hãy bao gồm thông tin bên dưới và cảnh báo cho người đọc biết nó tồn tại.
Thật không may, bất kể bạn nghĩ yêu cầu của bạn rõ ràng như thế nào hoặc thông tin bạn chia sẻ toàn diện như thế nào, bạn có thể cần theo dõi để có được những gì bạn cần hoặc lặp lại cho đến khi mọi người trên cùng một trang. (Không phải là bực bội khi ai đó hỏi bạn một câu hỏi mà họ chắc chắn sẽ biết câu trả lời cho nếu chỉ họ thực sự đọc ghi chú trước đó của bạn?)
Nó có thể gây phẫn nộ, nhưng để sự thất vọng của bạn chiếm lấy có lẽ sẽ không hiệu quả. Dưới đây là năm cách tốt hơn để theo dõi hơn là nói, mỗi Per email cuối cùng của tôi. . . Giáo dục
HÃY TRỰC TIẾP
Đôi khi, cách tiếp cận tốt nhất chỉ đơn giản là chỉ cho ai đó quay lại yêu cầu ban đầu, trừ đi những pha gây hấn thụ động. Nói cách khác, kêu gọi hành động là đọc và trả lời email gốc. Trong các trường hợp này, hãy trả lời chuỗi chủ đề để sao cho bản gốc được tham chiếu dễ dàng và được trực tiếp và súc tích. Bạn có thể thử:
Tôi đang theo dõi những điều dưới đây hoặc hay Theo dõi về [yêu cầu / câu hỏi / bài tập] này
Tôi đang quay trở lại trên đường dưới hoặc Vòng quay lại trên [yêu cầu / câu hỏi / bài tập] này
Tôi đang đăng ký ở bên dưới hoặc trên Đăng nhập vào [yêu cầu / câu hỏi / bài tập] này
Tôi cần đầu vào của bạn ở bên dưới bởi [ngày / giờ]
PHỤC HỒI YÊU CẦU CỦA BẠN
Trong một số trường hợp, việc hướng đồng nghiệp của bạn trở lại yêu cầu ban đầu sẽ không cảm thấy khá đủ. Có lẽ bạn muốn nhấn mạnh chính xác những gì bạn đang yêu cầu và tại sao.
Lặp lại yêu cầu của bạn trong một đến hai câu. Rút ra điểm quan trọng nhất cùng với khả năng gửi mà bạn đang chờ và thời hạn, hướng người đọc đến email gốc để biết thêm thông tin.
Ví dụ: bạn có thể nói: Đây là bằng chứng thiết kế cho đánh giá của bạn. Chúng tôi cần chỉnh sửa của bạn vào cuối tuần để tiến lên phía trước. Vui lòng xem bên dưới để biết thêm thông tin.
Bạn cũng có thể kết hợp hai cách tiếp cận đầu tiên này với một cái gì đó như: Tôi đang theo dõi các bằng chứng thiết kế. Chúng tôi cần chỉnh sửa của bạn vào cuối tuần để tiến lên phía trước. Vui lòng xem bên dưới để biết thêm thông tin.
Chiến thuật này có thể hiệu quả đối với những độc giả không luôn dành thời gian để đọc tất cả thông tin và có thể là một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn là nhảy ngay tới, Bạn có thể xem email cuối cùng của tôi không?
ĐẶT RA MỘT CÂU HỎI
Bắt đầu với một câu hỏi để thu hút sự chú ý của người đọc và, nếu cần, hãy sử dụng nó như một cơ hội để thay đổi chiến thuật, mốc thời gian hoặc kỳ vọng.
Bạn nghĩ gì về [dự án hoặc câu hỏi trong tay]? như trong, Bạn nghĩ gì về các bằng chứng thiết kế?
Bạn có thời gian để [hoàn thành nhiệm vụ được yêu cầu] không? như trong, Bạn có thời gian để xem xét các bằng chứng thiết kế không?
Bạn có thể giúp tôi [giao hàng] theo [ngày / giờ] không? như trong, Bạn có thể nhận được phản hồi của bạn về bằng chứng thiết kế vào thứ Tư vào buổi trưa không?
Bạn muốn nhảy vào một cuộc gọi nhanh hoặc gặp gỡ để thảo luận về [dự án hoặc câu hỏi trong tay]? như trong, Bạn muốn nhảy vào một cuộc gọi nhanh hoặc gặp gỡ để thảo luận về các bằng chứng thiết kế?
NHẤC ĐIỆN THOẠI LÊN
Bạn đã bao giờ bắt đầu soạn thảo một email và nghĩ cho bản thân mình, Điều này sẽ dễ dàng hơn nhiều và nhanh hơn để giải thích qua điện thoại? Sự im lặng của đồng nghiệp của bạn có thể xuất phát từ cùng một cảm giác. Ngồi xuống để soạn thảo một email với tất cả các thông tin được yêu cầu sẽ mất quá nhiều thời gian. Vì vậy, hãy nhấc điện thoại lên, đặc biệt nếu bạn đang trong thời gian khủng hoảng và cần một câu trả lời nhanh chóng.
Nếu bạn khiến người đó sống, bạn có thể nói điều gì đó như, Hey Hey Sarah, rất vui vì tôi đã bắt được bạn, bạn có vài phút để thảo luận về [dự án hoặc câu hỏi trong tay]. Tôi rất muốn tìm ra [khả năng giao hàng] và nghĩ rằng sẽ dễ dàng thực hiện hơn qua điện thoại. Sau đó phục hồi những gì bạn cần một cách rõ ràng và chính xác.
Nếu họ không nhận, hãy để lại một thư thoại nhanh, đại loại như: Số Hey Sarah, tôi đang gọi về [dự án hoặc câu hỏi trong tay], tôi nghĩ sẽ dễ dàng thảo luận qua điện thoại hơn. Tôi sẽ gửi cho bạn một email khác, nhưng vui lòng gọi lại cho tôi để thảo luận.
Gửi email theo dõi dưới dạng trả lời cho chủ đề ban đầu (không phải ít nhất vì ngày nay có một số người không bao giờ kiểm tra thư thoại của họ cả). Bạn có thể viết một cái gì đó như: miền tôi vừa để lại cho bạn một thư thoại về [dự án hoặc câu hỏi trong tay], nếu nó dễ dàng hơn cho bạn, xin vui lòng gọi lại cho tôi để thảo luận. Nếu không, hãy cho tôi biết qua email về [việc giao hàng]. Bạn có thể tìm thêm thông tin bên dưới.
GHÉ QUA
Đây có lẽ là chiến thuật yêu thích của tôi vì tôi thích đọc biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể, và tôi thích tạo cơ hội cho những ý tưởng tự phát có thể xuất hiện từ các cuộc đối thoại trực tiếp.
Nó đã làm việc? Chắc chắn rồi. Nó đã phản tác dụng? Đúng! Khi bạn theo dõi ai đó, bạn sẽ có nguy cơ nhận được một câu trả lời nửa vời, mất tập trung vì người đó không thể dành cho bạn sự chú ý đầy đủ của họ (và bạn có thể chọc tức họ bằng cách ngắt lời họ). Bạn phải biết đối tượng của mình và tôn trọng cách họ xử lý thông tin và tiếp cận công việc của họ. Ngoài ra, thật khó để tìm thấy thời gian lý tưởng để ghé qua khi mọi người bận rộn chạy vào và ra khỏi các cuộc họp. Vì vậy, hãy sử dụng chiến thuật này khi có thời gian và khi bạn đã phát triển mối quan hệ vững chắc với đồng nghiệp.
Và nếu bạn nói chuyện với đồng nghiệp qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, hãy gửi một email đơn giản sau đó để có một bản ghi về những gì bạn đã quyết định. Ghi chú của bạn có thể bắt đầu bằng, cảm ơn vì đã dành thời gian cho bạn, hay hoặc, Vui mừng khi chúng tôi có cơ hội nói về X. Sau đó, chỉ cần đưa nó vào văn bản. . . Xì hay, khẳng định qua email mà chúng tôi quyết định bạn sẽ làm X và tôi sẽ làm Y vào cuối tuần tới.
Nguồn gốc của một thông điệp tiếp theo là thực tế là bạn cần một cái gì đó và nhận được nó có thể sẽ mang lại lợi ích cho tất cả mọi người tham gia trong thời gian dài. Vì vậy, tránh khuấy động sự phẫn nộ không cần thiết và phản tác dụng. Thay vào đó, hãy kiên nhẫn và tích cực. Giữ ngôn ngữ của bạn trực tiếp và đi vào vấn đề, đặt kỳ vọng rõ ràng, làm nổi bật thông tin thích hợp, nhấn mạnh lời kêu gọi hành động cụ thể và hy vọng rằng lần này bạn sẽ nhận được phản hồi cần thiết.
Đây là cách để gửi email theo dõi để nhận được trả lời
[Ảnh: Webaroo.com.au / Bapt]
TÁC GIẢ DANA HUNDLEY, THE MUSE5 PHÚT ĐỌC
Vâng, ở đây chúng tôi một lần nữa. Bạn cần một cái gì đó từ một đồng nghiệp nhưng chưa nhận được phản hồi. Đã đến lúc theo dõi. Bạn kéo sợi chỉ lên, bấm vào Trả lời, Trả lời và có sự thôi thúc bắt đầu gõ, Bạn có câu trả lời nào cho tôi không? Theo email cuối cùng của tôi, hạn chót là sáng nay.
Nhưng đây là vấn đề: Bạn biết cụm từ đó, trong mỗi email cuối cùng của tôi, có thể trở nên hung hăng thụ động. (Nếu chúng ta hoàn toàn trung thực, đó có lẽ là một trong những lý do khiến bạn cân nhắc việc đánh cắp nó ngay từ đầu!) Nó có thể khiến đồng nghiệp của bạn cảm thấy bị gọi ra, và nói chung, chỉ là chà xát sai người.
Tất nhiên, cách tốt nhất để tránh phải đi vào con đường đó là đặt kỳ vọng của bạn một cách rõ ràng và chính xác trong thông điệp ban đầu của bạn. Dẫn đầu với thông tin quan trọng nhất, bao gồm lời kêu gọi hành động, tạo trách nhiệm bằng cách thêm ngày đáo hạn và, nếu có nhiều thông tin cơ bản có liên quan, hãy bao gồm thông tin bên dưới và cảnh báo cho người đọc biết nó tồn tại.
Thật không may, bất kể bạn nghĩ yêu cầu của bạn rõ ràng như thế nào hoặc thông tin bạn chia sẻ toàn diện như thế nào, bạn có thể cần theo dõi để có được những gì bạn cần hoặc lặp lại cho đến khi mọi người trên cùng một trang. (Không phải là bực bội khi ai đó hỏi bạn một câu hỏi mà họ chắc chắn sẽ biết câu trả lời cho nếu chỉ họ thực sự đọc ghi chú trước đó của bạn?)
Nó có thể gây phẫn nộ, nhưng để sự thất vọng của bạn chiếm lấy có lẽ sẽ không hiệu quả. Dưới đây là năm cách tốt hơn để theo dõi hơn là nói, mỗi Per email cuối cùng của tôi. . . Giáo dục
HÃY TRỰC TIẾP
Đôi khi, cách tiếp cận tốt nhất chỉ đơn giản là chỉ cho ai đó quay lại yêu cầu ban đầu, trừ đi những pha gây hấn thụ động. Nói cách khác, kêu gọi hành động là đọc và trả lời email gốc. Trong các trường hợp này, hãy trả lời chuỗi chủ đề để sao cho bản gốc được tham chiếu dễ dàng và được trực tiếp và súc tích. Bạn có thể thử:
Tôi đang theo dõi những điều dưới đây hoặc hay Theo dõi về [yêu cầu / câu hỏi / bài tập] này
Tôi đang quay trở lại trên đường dưới hoặc Vòng quay lại trên [yêu cầu / câu hỏi / bài tập] này
Tôi đang đăng ký ở bên dưới hoặc trên Đăng nhập vào [yêu cầu / câu hỏi / bài tập] này
Tôi cần đầu vào của bạn ở bên dưới bởi [ngày / giờ]
PHỤC HỒI YÊU CẦU CỦA BẠN
Trong một số trường hợp, việc hướng đồng nghiệp của bạn trở lại yêu cầu ban đầu sẽ không cảm thấy khá đủ. Có lẽ bạn muốn nhấn mạnh chính xác những gì bạn đang yêu cầu và tại sao.
Lặp lại yêu cầu của bạn trong một đến hai câu. Rút ra điểm quan trọng nhất cùng với khả năng gửi mà bạn đang chờ và thời hạn, hướng người đọc đến email gốc để biết thêm thông tin.
Ví dụ: bạn có thể nói: Đây là bằng chứng thiết kế cho đánh giá của bạn. Chúng tôi cần chỉnh sửa của bạn vào cuối tuần để tiến lên phía trước. Vui lòng xem bên dưới để biết thêm thông tin.
Bạn cũng có thể kết hợp hai cách tiếp cận đầu tiên này với một cái gì đó như: Tôi đang theo dõi các bằng chứng thiết kế. Chúng tôi cần chỉnh sửa của bạn vào cuối tuần để tiến lên phía trước. Vui lòng xem bên dưới để biết thêm thông tin.
Chiến thuật này có thể hiệu quả đối với những độc giả không luôn dành thời gian để đọc tất cả thông tin và có thể là một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn là nhảy ngay tới, Bạn có thể xem email cuối cùng của tôi không?
ĐẶT RA MỘT CÂU HỎI
Bắt đầu với một câu hỏi để thu hút sự chú ý của người đọc và, nếu cần, hãy sử dụng nó như một cơ hội để thay đổi chiến thuật, mốc thời gian hoặc kỳ vọng.
Bạn nghĩ gì về [dự án hoặc câu hỏi trong tay]? như trong, Bạn nghĩ gì về các bằng chứng thiết kế?
Bạn có thời gian để [hoàn thành nhiệm vụ được yêu cầu] không? như trong, Bạn có thời gian để xem xét các bằng chứng thiết kế không?
Bạn có thể giúp tôi [giao hàng] theo [ngày / giờ] không? như trong, Bạn có thể nhận được phản hồi của bạn về bằng chứng thiết kế vào thứ Tư vào buổi trưa không?
Bạn muốn nhảy vào một cuộc gọi nhanh hoặc gặp gỡ để thảo luận về [dự án hoặc câu hỏi trong tay]? như trong, Bạn muốn nhảy vào một cuộc gọi nhanh hoặc gặp gỡ để thảo luận về các bằng chứng thiết kế?
NHẤC ĐIỆN THOẠI LÊN
Bạn đã bao giờ bắt đầu soạn thảo một email và nghĩ cho bản thân mình, Điều này sẽ dễ dàng hơn nhiều và nhanh hơn để giải thích qua điện thoại? Sự im lặng của đồng nghiệp của bạn có thể xuất phát từ cùng một cảm giác. Ngồi xuống để soạn thảo một email với tất cả các thông tin được yêu cầu sẽ mất quá nhiều thời gian. Vì vậy, hãy nhấc điện thoại lên, đặc biệt nếu bạn đang trong thời gian khủng hoảng và cần một câu trả lời nhanh chóng.
Nếu bạn khiến người đó sống, bạn có thể nói điều gì đó như, Hey Hey Sarah, rất vui vì tôi đã bắt được bạn, bạn có vài phút để thảo luận về [dự án hoặc câu hỏi trong tay]. Tôi rất muốn tìm ra [khả năng giao hàng] và nghĩ rằng sẽ dễ dàng thực hiện hơn qua điện thoại. Sau đó phục hồi những gì bạn cần một cách rõ ràng và chính xác.
Nếu họ không nhận, hãy để lại một thư thoại nhanh, đại loại như: Số Hey Sarah, tôi đang gọi về [dự án hoặc câu hỏi trong tay], tôi nghĩ sẽ dễ dàng thảo luận qua điện thoại hơn. Tôi sẽ gửi cho bạn một email khác, nhưng vui lòng gọi lại cho tôi để thảo luận.
Gửi email theo dõi dưới dạng trả lời cho chủ đề ban đầu (không phải ít nhất vì ngày nay có một số người không bao giờ kiểm tra thư thoại của họ cả). Bạn có thể viết một cái gì đó như: miền tôi vừa để lại cho bạn một thư thoại về [dự án hoặc câu hỏi trong tay], nếu nó dễ dàng hơn cho bạn, xin vui lòng gọi lại cho tôi để thảo luận. Nếu không, hãy cho tôi biết qua email về [việc giao hàng]. Bạn có thể tìm thêm thông tin bên dưới.
GHÉ QUA
Đây có lẽ là chiến thuật yêu thích của tôi vì tôi thích đọc biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể, và tôi thích tạo cơ hội cho những ý tưởng tự phát có thể xuất hiện từ các cuộc đối thoại trực tiếp.
Nó đã làm việc? Chắc chắn rồi. Nó đã phản tác dụng? Đúng! Khi bạn theo dõi ai đó, bạn sẽ có nguy cơ nhận được một câu trả lời nửa vời, mất tập trung vì người đó không thể dành cho bạn sự chú ý đầy đủ của họ (và bạn có thể chọc tức họ bằng cách ngắt lời họ). Bạn phải biết đối tượng của mình và tôn trọng cách họ xử lý thông tin và tiếp cận công việc của họ. Ngoài ra, thật khó để tìm thấy thời gian lý tưởng để ghé qua khi mọi người bận rộn chạy vào và ra khỏi các cuộc họp. Vì vậy, hãy sử dụng chiến thuật này khi có thời gian và khi bạn đã phát triển mối quan hệ vững chắc với đồng nghiệp.
Và nếu bạn nói chuyện với đồng nghiệp qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp, hãy gửi một email đơn giản sau đó để có một bản ghi về những gì bạn đã quyết định. Ghi chú của bạn có thể bắt đầu bằng, cảm ơn vì đã dành thời gian cho bạn, hay hoặc, Vui mừng khi chúng tôi có cơ hội nói về X. Sau đó, chỉ cần đưa nó vào văn bản. . . Xì hay, khẳng định qua email mà chúng tôi quyết định bạn sẽ làm X và tôi sẽ làm Y vào cuối tuần tới.
Nguồn gốc của một thông điệp tiếp theo là thực tế là bạn cần một cái gì đó và nhận được nó có thể sẽ mang lại lợi ích cho tất cả mọi người tham gia trong thời gian dài. Vì vậy, tránh khuấy động sự phẫn nộ không cần thiết và phản tác dụng. Thay vào đó, hãy kiên nhẫn và tích cực. Giữ ngôn ngữ của bạn trực tiếp và đi vào vấn đề, đặt kỳ vọng rõ ràng, làm nổi bật thông tin thích hợp, nhấn mạnh lời kêu gọi hành động cụ thể và hy vọng rằng lần này bạn sẽ nhận được phản hồi cần thiết.
Nhận xét
Đăng nhận xét